7. A dokumentációval kapcsolatos szakkifejezések

7.1. információ

Értelemmel bíró adat.

7.2. dokumentum

Információ (7.1.) és annak hordozója.

PÉLDA. Feljegyzés (7.6.), előírás (7.3.), eljárásdokumentum, rajz, jegyzőkönyv, szabvány.

1. MEGJEGYZÉS: A hordozó lehet papír, mágneses, elektronikai vagy optikai számítógéplemez, fénykép vagy mintadarab, vagy ezek kombinációja.

2. MEGJEGYZÉS: A dokumentumok valamilyen készletét, például az előírásokat és a feljegyzéseket gyakran „dokumentációnak” nevezik.

3. MEGJEGYZÉS: Egyes követelmények (1.2.) (pl.: az, hogy a követelmény olvasható legyen) minden dokumentumfajtára vonatkoznak, de különböző követelmények lehetnek előírásokra (pl.: az a követelmény, hogy a módosítás szabályozott legyen) és feljegyzésekre (pl.: az a követelmény, hogy ezek visszakereshetők legyenek).

7.3. előírás (specifikáció)

Dokumentum (7.2.), amely követelményeket (1.2.) határoz meg.

MEGJEGYZÉS: Egy előírás vonatkozhat tevékenységekre (pl.: eljárásdokumentum, folyamatra vonatkozó előírás és vizsgálatra vonatkozó előírás) vagy termékekre (4.2.) (pl.: termékelőírás, funkcionális előírás és rajz).

7.4. minőségirányítási kézikönyv

Dokumentum (7.2.), amely meghatározza egy szervezet (3.1.) minőségirányítási rendszerét (2.3.).

MEGJEGYZÉS: A minőségirányítási kézikönyvek részletekben és megjelenési formában különbözők lehetnek, hogy alkalmazkodni tudjanak az egyes szervezetek nagyságához és bonyolultságához.

7.5. minőségterv

Dokumentum (7.2.), amely előírja, hogy kinek, mikor, milyen eljárásokat (4.5.) és ezekhez milyen erőforrásokat kell alkalmaznia egy meghatározott projekthez (4.3.), termékhez (4.2.), folyamathoz (4.1.) vagy szerződéshez.

1. MEGJEGYZÉS: Ezek az eljárások általában felölelik azokat, amelyek a minőségirányítási folyamatokra és a termék előállításának folyamataira vonatkoznak.

2. MEGJEGYZÉS: A minőségterv gyakran hivatkozik a minőségirányítási kézikönyv (7.4.) egyes részeire vagy eljárásdokumentumokra.

3. MEGJEGYZÉS: A minőségterv általában a minőségtervezés (2.9.) egyik eredménye.

7.6. feljegyzés

Dokumentum (7.2.), amely rögzíti az elért eredményeket vagy bizonyítja a tevékenységek megtörténtét.

1. MEGJEGYZÉS: A feljegyzések használhatók például a nyomonkövethetőség (5.4.) dokumentálására, valamint az igazolás (8.4.), a megelőző tevékenység (6.4.) és a helyesbítő tevékenység (6.5.) megtörténtének bizonyítására.

2. MEGJEGYZÉS: A feljegyzések módosítását általában nem kell szabályozni.